Aprenda o Que é Comunicação Assíncrona e Síncrona
Em um mundo cada vez mais digital, conectado e dinâmico, a comunicação ainda se adapta às novas possibilidades e formatos. O que precisamos lembrar, é que a comunicação, seja profissional ou pessoal é o que constrói relações, resolve problemas e cria laços, tornando essa a parte mais importante dos relacionamentos.
Para garantir que você use a comunicação ao seu favor, de maneira assertiva e precisa, vamos explicar nesse post o que é Comunicação Assíncrona e Síncrona e apresentar as ferramentas indicadas para cada formato!
O que é comunicação síncrona?
Para começar, vamos explicar a forma mais comum da comunicação, aquela que estamos acostumados com os diálogos baseados na forma presencial, em que você tem a oportunidade de conversar de maneira direta com a outra pessoa. Ou seja, você como emissor passa uma mensagem e o receptor, imediatamente te responde, então o diálogo acontece naquele momento.
O exemplo mais comum de forma síncrona de comunicação, é a uma conversa presencial, onde as pessoas envolvidas têm a oportunidade de emitir e receber mensagens de forma imediata.
Podemos usar também o contato via ligação telefônica como exemplo, mas pensando no mundo digital, a internet possui outras formas de comunicação síncrona como hangouts, videoconferências, webinars ao vivo, modelos de aulas online e etc…
O que é comunicação assíncrona?
Agora que aprendemos a comunicação síncrona, vamos pensar no outro modo de comunicação, aquele que é desconectado do tempo e espaço, em que o emissor e o receptor se comunicam na medida que tenham tempo disponível e as respostas deixam de ser imediatas.
Alguns exemplos de ferramentas de comunicação assíncrona são: whatsapp, telegram, slack, mensagens no skype, outros aplicativos de mensagens, e-mails, chats de texto, SMS, etc. Lembrando que essa forma de interação não é nada nova, pois desde as eras mais antigas, as pessoas já mantinham contatos assíncronos por cartas e recados em secretárias telefônicas, por exemplo.
Na comunicação assíncrona estar online não significa estar à disposição. Precisamos pensar que a pessoa do outro lado pode estar ocupada, realizando alguma tarefa ou tratando com prioridade um assunto mais urgente.
Como pode ser abstrato pensar em comunicação assíncrona, no mundo digital em que o imediatismo por muitas vezes domina nossas ações, deixaremos dicas fundamentais para uma comunicação de sucesso.
Dicas para uma boa comunicação assíncrona:
Seja direto
Você não pode controlar quando sua mensagem será vista, então adiante o máximo do assunto que puder.
Exemplo da forma errada:
Pergunta: Olá, tudo bem?
Resposta: Oi, tudo sim e você? (2 DIAS DEPOIS)
Pergunta: Tudo bem também, gostaria de agendar uma reunião.
Resposta: Qual assunto? (4 dias depois)
Note que o tempo é perdido quando não vamos direto ao assunto e isso prejudica o andamento das suas atividades, se estiver marcando reuniões de trabalho ou resolvendo problemas. Se sua primeira comunicação fosse direta, tudo estaria resolvido em bem menos tempo.
Exemplo da forma correta:
Pergunta: Oi, tudo bem? Gostaria de agendar uma reunião, no dia XX/XX, em tal lugar, para tratar de tal assunto. Minha agenda online está em AQUI (aplicativo/link). Aguardo a confirmação da melhor data e horário.
O mesmo serve para se você for o receptor dessa mensagem! Se este for o caso, responda de forma direta, sempre com educação e economize tempo.
Agora vamos pensar no atendimento via chat, veja um exemplo:
Pergunta: Olá, tudo bem?
Resposta: Oi, estou ótimo. E você? Por gentileza, informe seus dados (número de cadastro, e-mail, telefone) Como posso te ajudar?
Percebeu?! A comunicação não deixou de ser cordial e educada, mas ganhou agilidade e se tornou muito mais assertiva. Muito provavelmente, a próxima mensagem dessa conversa já teria todos as informações necessárias para resolver o problema descrito, diminuindo muito o tempo do atendimento e proporcionando uma experiência melhor para o cliente.
Comunique-se pensando nos detalhes
Tem dias que tudo parece acontecer ao mesmo tempo, certo? Por isso, sabemos a dificuldade de dedicar toda sua atenção a uma única conversa. Então, os detalhes são de extrema importância para uma comunicação assíncrona. Pergunte se for o receptor ou informe, caso seja o emissor, o máximo de informações e detalhes sobre o assunto, incluindo como a outra pessoa espera que seja solucionado.
Muitas vezes, você recebe um contato, mas não é a pessoa certa a resolver esse problema e tem que passar para outro departamento? Isso demonstra a importância na riqueza dos detalhes desde o início, para que não tenha que voltar o assunto do zero toda vez que mudar o receptor.
Respeite o tempo do seu interlocutor
Nessa forma de comunicação, é preciso lembrar que tudo ocorre no tempo que o interlocutor tem disponível. Então tente não ser impaciente, pois pode ser desconfortável para o outro lado e parecer chato de sua parte. Principalmente se essa for uma situação no ambiente profissional, pense que a outra pessoa tem outros afazeres e pode estar ocupada cuidando de algum assunto de mais urgência.
Respeite o tempo da outra pessoa, se não está te respondendo agora é porque não pode nesse momento.
Importante lembrar que estar online não significa estar disponível.
Home Office: como se adaptar a comunicação assíncrona
Por conta do Covid-19, muitas empresas precisaram se adaptar para a realidade home office do dia para noite, sem muito preparo de como adaptar a comunicação do time de uma forma mais natural e precisa.
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Isso porque, a forma mais comum da comunicação em uma empresa que trabalha de forma presencial é a síncrona, em que duas pessoas pessoas conversam pessoalmente e recebem feedbacks instantâneos sobre as questões tratadas. Quando pensamos no modelo home office, mudamos essa visão e a comunicação se torna muito mais assíncrona pois não temos o contato visual, linguagem corporal e não sabemos o que aquela pessoa está fazendo, se está ocupada com outras tarefas ou pode resolver suas questões agora.
Uma forma de organizar a comunicação dentro das empresa, é o entendimento e delimitação de cada ferramenta de contato online. Pense que se seguir essa regrinha, já terá uma comunicação assíncrona muito melhor e expectativas alinhadas a possibilidade de resposta do receptor.
Quando estiver em dúvida em qual ferramenta usar para cada comunicação, lembre que:
- Emails são para assuntos importantes.
- Chamadas de vídeo são para realizar reuniões.
- Ligações são para assuntos urgentes.
- Slack / Teams / Hangouts / Skype são para mensagens rápidas.
- WhatsApp é para conversas fora do expediente, caso não utilize como uma ferramenta de trabalho.
Lembrando que mesmo nos casos de mensagens rápidas, não podemos esperar respostas imediatas, mas sim respeitar o tempo do receptor.
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